原则 01
先分类,分类依据是识别特征而非名称
给条目定内容类型时,看的是页面上能直接对照的识别特征:条目呈现的字段、条目的排列方式、条目与其他条目的关联形式。名称相近但字段不同的条目,会被分到不同类型,不会因为叫法相似就并在一起。
分类结果写在类型索引页的判定表里,每个类型对应一组识别特征、常见位置与易混类型。遇到拿不准的条目,先回判定表比对字段,再决定归到哪一类。
栏目 06 · 档案说明
这一页回答两个问题:站内的类型划分、档案编号与日期分组是按什么方法整理出来的;以及哪些信息属于站内整理、哪些需要你自己核验。阅读顺序建议先看整理方法,再看内容边界,最后看更正路径。
整理动作按固定顺序执行:先分类,再编号,最后按日期分组。三步由同一套索引卡片承载,卡片上同时写着内容类型、档案编号与日期分组,所以任意一张卡片都能单独回溯到另外两步。下面三条原则说明每一步的判断依据。
原则 01
给条目定内容类型时,看的是页面上能直接对照的识别特征:条目呈现的字段、条目的排列方式、条目与其他条目的关联形式。名称相近但字段不同的条目,会被分到不同类型,不会因为叫法相似就并在一起。
分类结果写在类型索引页的判定表里,每个类型对应一组识别特征、常见位置与易混类型。遇到拿不准的条目,先回判定表比对字段,再决定归到哪一类。
原则 02
档案编号是条目的定位标记,由栏目前缀与顺序段组成,用于在专题档案里稳定指认某一组条目。编号不表示内容优劣,也不表示收录先后之外的其他含义。
编号一经写入索引卡片就固定下来,后续调整分组时只移动卡片所在的日期分组,不改动编号本身。这样按编号检索与按日期检索两条路径才能互相对得上。
原则 03
日期分组把已编号的档案按年月归拢,形成专题档案页上的分组区块。分组的作用是缩小查阅范围,不承担推荐、排序或热度判断,也不代表某一组比其他组更值得看。
同一专题若跨越多个月份,会以起始月份归组,并在条目说明里注明跨度,避免读者在相邻分组里重复寻找同一专题。
边界写在这里,是为了让读者在开始查阅前就知道哪些问题站内能回答、哪些问题需要另找途径。以下两列分别列出本站提供的范围与不提供的范围,两列内容互不重叠。
入口核验在整理流程中的位置是:档案编排完成后、页面发布前,用核验清单检查页面标识与栏目是否一致。核验的具体操作步骤写在 风险提示 页,本页不重复展开。
索引卡片是人手整理的,条目说明与页面实际呈现之间可能出现偏差:类型标错、编号与分组对不上、说明里写的字段在页面上找不到。发现这类情况时,先确认是描述问题还是判断问题——如果只是某个称呼看不懂,先查 术语索引 ;如果是归类结论与页面字段不符,再对照 类型索引 的判定表核对。
提出更正时,描述以下三点最有效:一是出问题的页面与档案编号,二是页面上实际看到的字段或标签,三是你认为描述与页面不符的具体位置。三点写清楚,整理方就能直接定位到对应索引卡片,判断是改描述还是重新归类。站内没有提交表单,反馈路径经由档案说明页与风险提示页的说明文字串联,按上述顺序说明即可。